Protection des renseignements personnels
Chez ADNia nous attachons une grande importance à la protection de votre vie privée et nous nous engageons à protéger et à traiter vos renseignements personnels d’une manière responsable.
La présente déclaration relative à la protection des renseignements personnels décrit la façon dont ADNia recueille, utilise et partage vos renseignements.
Nous pouvons fournir des informations supplémentaires au sujet de la protection des renseignements personnels en utilisant un avis supplémentaire sur le traitement des renseignements personnels.
Responsables de la protection des renseignements personnels
Clémence Brouillette - Responsable de la protection des renseignements personnels
Steeve Boucher - Responsable de l’accès à l’information
RenseignementsPersonnels@adniaconseils.ca
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Des renseignements personnels sont des informations qui portent sur une personne physique et qui permettent de l’identifier (ex. : date d’anniversaire, numéro d’assurance sociale, adresse courriel personnelle, etc.). À moins d’exception, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée puisqu’ils sont confidentiels.
Accès à vos renseignements personnels
Chaque personne a le droit d’être informée de l’existence d’un renseignement personnel qui la concerne, sous réserve des restrictions qui s’appliquent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
Rectification de vos renseignements personnels
Chaque personne qui reçoit une confirmation de l’existence, dans un fichier, d’un renseignement personnel qui la concerne peut, si le renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la Loi, exiger que le fichier soit rectifié.
Rectifier les renseignements personnels
Comment accéder ou rectifier vos renseignements?
Pour avoir accès à un renseignement personnel ou pour demander une rectification, le demandeur doit adresser sa demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels chez ADNia. Le demandeur peut être la personne concernée par les renseignements personnels en question, son représentant légal, son parent, son tuteur, son bénéficiaire d’assurance-vie ou d’indemnité de décès, son héritier ou la personne responsable de liquider la succession.
Délai
Le responsable de la protection des renseignements personnels doit donner suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les vingt jours ouvrables qui suit la date de sa réception.
Révision
Une demande de révision à la Commission d’accès à l’information du Québec peut être formulée si la demande écrite a été refusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès à l’information ou dans le cas où le délai prévu pour répondre est expiré.
La demande de révision doit être faite par écrit dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé au responsable. Elle peut exposer brièvement les raisons pour lesquelles la décision devrait être révisée.
Sécurité et conservation des renseignements
Pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès, utilisation et divulgation non autorisés, nous mettons en œuvre des mesures de sécurité physiques, administratives et techniques raisonnables. Ces mesures de sécurité comprennent des contrôles des accès reposant sur les rôles et un chiffrement afin de préserver la confidentialité des renseignements personnels pendant qu’ils sont en transit. Nous demandons également à nos partenaires commerciaux et fournisseurs et aux tiers de mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées comme des clauses contractuelles et des restrictions d’accès dans le but de protéger les renseignements contre tout accès, utilisation et divulgation non autorisés.
Nous ne conservons les renseignements personnels que pendant le temps nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels ils sont traitées ou pour nous conformer aux exigences juridiques et réglementaires en matière de conservation. Les exigences juridiques et réglementaires en matière de conservation peuvent inclure la conservation des renseignements à des fins :
de vérification et de comptabilité;
de respect des exigences réglementaires de conservation;
de traitement des différends;
et d'établissement, d'exercice ou de défense des réclamations juridiques.
Nous conservons tous les renseignements relatifs aux relations contractuelles à des fins administratives et dans le but de répondre aux exigences juridiques et réglementaires en matière de conservation, de défendre les droits d’ADNia et de gérer la relation entre ADNia et vous. Nous avons mis en place des processus permettant de supprimer les renseignements personnels en toute sécurité, par exemple en effaçant les fichiers électroniques et en déchiquetant les dossiers physiques lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires.
Vos droits
Vous possédez certains droits en ce qui concerne le traitement de vos renseignements personnels. Le lien «Protection des renseignements personnels» qui figure dans notre site Web contient le nom de la responsable de la protections des renseignements personnels qui peut être contactée afin :
de demander un accès aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet ou que nous avons mis à jour. Vous pouvez, selon la loi applicable, avoir des droits supplémentaires en ce qui concerne vos renseignements personnels;
de poser des questions au sujet de la présente déclaration relative à la protection des renseignements personnels et aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Votre message est acheminé aux membres appropriés de l'équipe responsable de la protection des renseignements personnels d’ADNia, notamment les délégués à la protection des données;
de déposer une plainte auprès d’ADNia si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont ADNia traite vos renseignements personnels.
Vos droits peuvent être soumis à des limitations et des exceptions découlant des lois applicables. À titre d’exemple, il peut y avoir des situations dans lesquelles nous ne pouvons pas partager certains renseignements que vous demandez si le fait de les divulguer signifie divulguer des renseignements au sujet d’autres personnes.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente.